Poradnik prawny dla Kół Gospodyń Wiejskich. Finanse, księgowość, członkostwo, RODO…

Czy członek KGW może odwołać się do sądu od uchwały organu koła?

Tak, ale nie oznacza to, że każdą uchwałę KGW można zaskarżyć. Ustawa o kołach gospodyń wiejskich nie zawiera szczegółowych przepisów dotyczących zaskarżania uchwał, dlatego w tym zakresie można odwołać się do zasad wypracowanych przez sądy w sprawach stowarzyszeń.

Członek może zwrócić się do sądu przede wszystkim wtedy, gdy uchwała bezpośrednio narusza jego prawa lub interes prawny. Dotyczy to w szczególności decyzji dotyczących samego członkostwa, np. bezprawnego pozbawienia członkostwa.

Jaka jest podstawa do odwołania do sądu?

Podstawą może być art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego. Pozwala on osobie mającej interes prawny żądać od sądu ustalenia, czy określone prawo lub stosunek prawny istnieje. W praktyce oznacza to możliwość domagania się sądowej ochrony członkostwa, jeżeli zostało ono odebrane niezgodnie z prawem albo statutem.

Czy można zaskarżyć uchwałę, bo jest niezgodna z prawem?

Nie ma natomiast generalnej zasady, zgodnie z którą każdy członek może zaskarżyć dowolną uchwałę tylko dlatego, że uważa ją za niezgodną z prawem lub statutem. Sąd Najwyższy zwracał uwagę, że art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego nie może służyć do podważania uchwał, które nie dotyczą stosunku członkostwa i jednocześnie nie naruszają indywidualnego interesu prawnego członka.

W wyroku z 24 czerwca 2009 r. (I CSK 535/08) Sąd Najwyższy dopuścił drogę sądową w sprawie ochrony członkostwa przed bezprawnym wykreśleniem. Jednocześnie w uchwale z 20 października 2015 r. (III CZP 27/15) wskazał, że członek nie może na podstawie art. 189 k.p.c. domagać się ustalenia nieistnienia uchwały, która nie dotyczy jego członkostwa. Wyroki dotyczyły stowarzyszeń, ale można je stosować do KGW.

Czy KGW musi udzielać zarządowi absolutorium?

Wzorcowy statut i ustawa przewiduje udzielanie absolutorium jako jedną z wyłącznych kompetencji zebrania członków, nie stanowiąc jednak o takim obowiązku. Brak uchwały absolutoryjnej nie ma żadnego skutku.

Co się dzieje, jeśli zarząd KGW nie dostanie absolutorium?

Nic. Samo nieudzielenie absolutorium nie powoduje automatycznie odwołania zarządu ani likwidacji koła. Ustawa o KGW nie wiąże z odmową absolutorium takiego automatycznego skutku. Żeby zmienić zarząd, potrzebna jest odrębna decyzja zgodna z ustawą i statutem.

Czy brak absolutorium oznacza odpowiedzialność za zobowiązania?

Nie. Nieudzielenie absolutorium nie oznacza samo w sobie, że członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność finansową. Ewentualna odpowiedzialność za konkretne działania lub szkody wymaga odrębnej podstawy prawnej.

Czy trzeba podjąć uchwałę w sprawie najwyższej sumy zobowiązań, jaką koło może zaciągnąć?

Nie. Zebranie koła może ją podjąć, choć nie ma to żadnego sensu.

CZŁONKOWIE KGW

Kto może być członkiem koła gospodyń wiejskich?

Członkiem koła gospodyń wiejskich może być każda osoba, która ukończyła lat 18. Nie musi posiadać obywatelstwa polskiego, ani nawet mieć miejsca zamieszkania w Polsce (z wyjątkiem założycieli).

Czy mężczyźni mogą być członkami koła gospodyń wiejskich?

Oczywiście, obecność feminatywu w nazwie KGW ma jedynie podłoże historyczne. Zakaz przynależności mężczyzn wprowadzony w statucie budziłby wątpliwości co do zgodności z art. 32 i art. 33 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, wprowadzającymi zasadę równości mężczyzn i kobiet i zakazującymi dyskryminacji.

Czy można należeć do więcej niż jednego koła lub stowarzyszenia?

W jednym czasie dana osoba może być członkiem tylko jednego koła gospodyń wiejskich. Rozwiązanie to budzi zresztą wątpliwości konstytucyjne. Dla odmiany, można równolegle do członkostwa w KGW należeć do dowolnej liczby stowarzyszeń, w tym ochotniczych straży pożarnych lub klubów sportowych.

Czy członkinie KGW ponoszą osobistą odpowiedzialność za długi koła?

Co do zasady nie. Zobowiązania koła obciążają jego własny majątek, a nie prywatny majątek jego członkiń i czonków. Koło jako osoba prawna samo odpowiada za swoje zobowiązania cywilnoprawne.

Inaczej może wyglądać sytuacja w przypadku należności publicznoprawnych. Przy zobowiązaniach takich jak podatki, opłaty lokalne czy składki na ZUS lub NFZ odpowiedzialność może zostać przypisana również członkom zarządu koła, zgodnie z art. 116a Ordynacji podatkowej.

Jaka jest minimalna liczba osób potrzebna do utworzenia KGW?

Koło gospodyń wiejskich może zostać założone, jeśli liczy co najmniej 10 członkiń lub członków. To o trzy więcej niż w przypadku stowarzyszeń rejestrowych.

Czy trzeba utrzymać liczbę 10 członków?

Tak, utrzymanie tej liczby jest również istotne po założeniu koła. Jeżeli liczba członków spadnie poniżej dziesięciu, koło powinno uzupełnić skład w ciągu 90 dni. Jeżeli w tym czasie nie uda się osiągnąć wymaganej ustawowo liczby osób, koło przechodzi w stan likwidacji.

Co jeśli koło ma mniej niż 10 członków?

Jeżeli statut koła nie określa sposobu jego likwidacji albo przewidziana w nim procedura nie jest realizowana, dyrektor właściwego oddziału regionalnego Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa może wystąpić do sądu o likwidację koła. Właściwy jest sąd ze względu na siedzibę KGW.

Co jeśli w trakcie postępowania zwiększy się liczba członków?

W naszej ocenie, jeżeli koło uzupełni liczbę członków do wymaganych 10 osób jeszcze przed zakończeniem postępowania w drugiej instancji, powinno to prowadzić do umorzenia postępowania o jego likwidację. Wyrok powinien bowiem uwzględniać stan faktyczny z momentu orzekania.

Czy KGW może mieć członków wspierających, honorowych albo inne kategorie członkostwa?

Tak. Koło gospodyń wiejskich może w statucie określić różne rodzaje członkostwa. Oprócz członków zwykłych mogą to być np. członkowie wspierający, honorowi czy kandydaci. Zakres ich praw i obowiązków powinien wynikać ze statutu koła i może się od siebie różnić. Niektórzy członkowie mogą być np. pozbawieni prawa głosu.

Czy członkiem KGW może zostać osoba prawna, np. spółka z organiczoną odpowiedzialnością albo stowarzyszenie?

Nie. Ustawa o kołach gospodyń wiejskich nie przewiduje możliwości członkostwa osób prawnych. W tym zakresie sytuacja KGW różni się od stowarzyszeń, w których osoba prawna może być członkiem wspierającym. W przypadku KGW nie można więc zastosować zasady z art. 10 ust. 3 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach, zgodnie z którą „osoba prawna może być jedynie wspierającym członkiem stowarzyszenia”.

Czy urzędnik może należeć do koła gospodyń wiejskich?

Tak. Samo zatrudnienie w urzędzie nie wyklucza członkostwa w KGW. Przepisy nie zakazują urzędnikom – zarówno pracownikom administracji państwowej, jak i samorządowej – przynależności do organizacji pozarządowych, w tym kół gospodyń wiejskich. Ani ustawa o służbie cywilnej, ani przepisy dotyczące pracowników samorządowych nie wprowadzają ogólnego zakazu członkostwa urzędników w KGW. Oznacza to, że urzędnik może być członkiem koła, niezależnie od tego, czy pracuje w administracji rządowej, czy samorządowej.

To samo dotyczy sędziów, prokuratorów, policjantów, itd.

Czy KGW może ustalić, że z koła można wystąpić tylko w określonym terminie?

Nie. Członek KGW ma prawo zrezygnować z członkostwa w dowolnym momencie. Statut koła nie może uzależniać wystąpienia od konkretnej daty ani wprowadzać dodatkowych warunków, które utrudniałyby rezygnację.

Oznacza to, że koło nie może np. ustalić, że członkowie mogą występować wyłącznie na koniec roku albo tylko podczas walnego zebrania. Takie ograniczenie byłoby sprzeczne z dobrowolnym charakterem członkostwa w KGW.

Czy członkini KGW może jednocześnie być wójtem, radną albo sołtysem?

Tak. Sama przynależność do koła gospodyń wiejskich nie wyklucza pełnienia funkcji wójta, radnej czy sołtysa. Ustawa o kołach gospodyń wiejskich nie wprowadza zakazu łączenia członkostwa w KGW z tymi funkcjami.

Trzeba jednak oddzielić samo członkostwo od konkretnych działań. Jeżeli osoba pełniąca funkcję publiczną jednocześnie wykonuje czynności związane z KGW, mogą pojawić się ograniczenia wynikające z innych ustaw, np. dotyczące konfliktu interesów, prowadzenia działalności gospodarczej czy korzystania z mienia publicznego. Sam fakt bycia członkinią koła nie jest jednak przeszkodą.

FINANSE KOŁA

Skąd KGW może mieć majątek?

Ustawa przewiduje kilka źródeł, z których może powstawać majątek koła. Są to składki członkowskie, darowizny, spadki i zapisy, przychody z działalności prowadzonej przez koło, dochody z jego majątku oraz ofiarność publiczna. Lista jest na tyle szeroka, że w praktyce obejmuje różne możliwe sposoby pozyskiwania majątku przez KGW. Oznacza to, że ustawa nie ogranicza finansowania koła do jednego czy kilku konkretnych źródeł.

Czy członek KGW musi płacić składki członkowskie?

Nie zawsze. Samo członkostwo w kole nie oznacza automatycznie obowiązku opłacania składek. Taki obowiązek powstaje dopiero wtedy, gdy składki zostały przewidziane w statucie koła. To właśnie statut określa prawa i obowiązki członków, w tym ewentualny obowiązek płacenia składek (art. 5 ust. 1 pkt 7 ustawy o kołach gospodyń wiejskich).

Co jeśli członek nie płaci składek?

Jeżeli statut wprowadza składki, członek powinien je regulować na określonych w nim zasadach. Nie jest to jednak wyłącznie wewnętrzna kwestia koła: obowiązek ma charakter cywilnoprawny. Jeżeli członek uchyla się od zapłaty, KGW może dochodzić zaległych składek przed sądem. W takim przypadku sprawa jest traktowana jak roszczenie o zapłatę. Podstawą żądania jest bowiem zobowiązanie pieniężne wynikające z członkostwa w kole i jego statutu.

Czy członkini KGW może otrzymywać wynagrodzenie za wykonywanie zadań na rzecz koła?

Podstawą wypłaty powinno być odpowiednie zobowiązanie – np. umowa o pracę, zlecenie albo umowa o dzieło, zależnie od charakteru wykonywanych czynności. Samo członkostwo nie jest tytułem do wypłacenia wynagrodzenia.

Czy członkini KGW może otrzymać zwrot kosztów podróży albo dietę?

Tak. Członkini koła gospodyń wiejskich może otrzymać zwrot wydatków związanych z wyjazdem, jeżeli podróż jest związana z działalnością KGW. Dotyczy to np. udziału w szkoleniu, konkursie, wydarzeniu czy spotkaniu związanym z działalnością koła. Wysokość diet określa rozporządzenie (obecnie jest to 45 zł dziennie za podróż krajową). W takim zakresie diety i zwroty biletów są zwolnione z podatku.

Czy KGW może płacić podatek PIT od wynagrodzeń w formie ryczałtu?

Nie. Wynagrodzenia wypłacane pracownikom oraz osobom wykonującym umowy zlecenia co do zasady podlegają rozliczeniu PIT na zasadach ogólnych: KGW jako płatnik powinno pobrać i odprowadzić należny podatek. Nie można więc zastosować ryczałtu tylko dlatego, że wynagrodzenie wypłaca koło gospodyń wiejskich.

Szczególne zasady dotyczą natomiast niewielkich umów zlecenia i umów o dzieło, których wartość nie przekracza 200 zł. W takim przypadku możliwe jest zastosowanie zryczałtowanego podatku dochodowego. Zasada ta nie obejmuje jednak umów autorskich, czyli takich, które wiążą się z przeniesieniem praw autorskich.

Czy składkę członkowską wpłacaną na KGW można odliczyć od podatku?

Nie. Sam fakt przekazania pieniędzy na rzecz koła gospodyń wiejskich w formie składki członkowskiej nie daje prawa do odliczenia jej od podatku.

Ulga może natomiast dotyczyć darowizn przekazanych na cele pożytku publicznego, przy czym odliczeniu podlega darowizna od dochodu, a nie bezpośrednio od podatku. Limit takiego odliczenia wynosi co do zasady 6 proc. dochodu.

Czy jedna osoba może mieć z KGW kilka umów zlecenia jednocześnie?

Tak. Nie ma przeszkód, aby KGW zawarło z tą samą osobą więcej niż jedną umowę zlecenia, również w tym samym czasie. Każdą z umów należy jednak traktować odrębnie, zarówno przy ustalaniu wynagrodzenia, jak i przy rozliczeniach podatkowych oraz składkach na ubezpieczenia.

W przypadku umów objętych minimalną stawką godzinową trzeba również pilnować, aby warunki każdej umowy spełniały wymagania dotyczące minimalnego wynagrodzenia za godzinę.

Czy członkini KGW wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia musi otrzymać minimalną stawkę godzinową?

Tak. Sam fakt, że zleceniobiorczyni jest członkinią koła gospodyń wiejskich, nie wyłącza przepisów o minimalnym wynagrodzeniu. Jeżeli KGW zawiera z członkinią odpłatną umowę zlecenia, należy stosować obowiązującą minimalną stawkę godzinową. Inaczej wygląda sytuacja, gdy członkini wykonuje zadania na rzecz koła całkowicie nieodpłatnie, w tym na podstawie nieodpłatnej umowy zlecenia.

Czy umowę o dzieło zawartą przez KGW trzeba zgłaszać do ZUS?

Tak, ale nie w każdym przypadku. Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zależy od tego, czy KGW jest płatnikiem składek. Jeżeli koło zatrudnia pracowników na umowę o pracę albo zawiera umowy, z których powstaje obowiązek ubezpieczeń, np. umowy zlecenia, powinno również zgłosić zawartą umowę o dzieło do ZUS. Jeżeli natomiast KGW nie jest płatnikiem składek, zawartej umowy o dzieło nie trzeba zgłaszać do ZUS.

PRZEKSZTAŁCENIA I LIKWIDACJA

Czy dwa koła gospodyń wiejskich mogą zostać połączone w jedno?

Nie. Obecne przepisy nie przewidują procedury, która pozwalałaby dwóm KGW formalnie połączyć się w jedno koło. Jeżeli dwa koła chcą odtąd działać jako jedna organizacja, rozwiązaniem jest likwidacja jednego z nich i przekazanie jego majątku drugiemu kołu.

Czy KGW może zmienić się w stowarzyszenie albo fundację?

Nie ma procedury, która pozwalałaby przekształcić istniejące koło gospodyń wiejskich bezpośrednio w fundację lub stowarzyszenie. Jeżeli członkowie chcą kontynuować działalność w jednej z tych form, konieczne jest rozwiązanie KGW i utworzenie odrębnie nowej fundacji albo stowarzyszenia.

Czy jedno KGW może utworzyć swój oddział w innej miejscowości?

Nie. Ustawa o kołach gospodyń wiejskich nie daje kołom możliwości tworzenia formalnych oddziałów terenowych. Takie rozwiązanie przewidują przepisy dotyczące stowarzyszeń.

Nie oznacza to jednak, że KGW może działać wyłącznie w swojej miejscowości. Koło może organizować swoje działania również w innych wsiach, a także tworzyć tam nieformalne grupy osób zaangażowanych w jego działalność. Nie będą one jednak oddziałami KGW w sensie prawnym.

W jakich sytuacjach KGW może zostać zlikwidowane?

Ustawa przewiduje kilka sytuacji, w których dochodzi do likwidacji koła. Może to nastąpić przede wszystkim wtedy, gdy sami członkowie podejmą uchwałę o rozwiązaniu KGW.

Do likwidacji może również dojść, gdy koło zmieni statut w sposób niezgodny z ustawą i – mimo wskazania przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa nieprawidłowości – nie usunie ich albo nie wycofa się z przyjętej zmiany.

Kolejną przyczyną jest zmniejszenie liczby członków poniżej 10 osób. Jeżeli koło nie uzupełni składu do wymaganej liczby w ciągu 90 dni, może zostać zlikwidowane. Ustawa przewiduje także likwidację w przypadku, gdy KGW nie wybierze zarządu w ciągu trzech miesięcy od wpisania do rejestru.

Czy ARiMR może samodzielnie rozwiązać i zlikwidować KGW?

Nie. Dyrektor oddziału regionalnego ARiMR nie podejmuje sam decyzji o likwidacji koła. Jeżeli zachodzą przesłanki do jego rozwiązania, może wystąpić do właściwego sądu z wnioskiem o likwidację KGW.

Ostateczna decyzja należy więc do sądu właściwego ze względu na siedzibę koła. Od jego postanowienia można się odwołać – sprawa może trafić do sądu drugiej instancji, czyli sądu okręgowego.

RACHUNKOWOŚĆ I SPRAWOZDANIA

Kto ma prawo zatwierdzić sprawozdanie finansowe KGW prowadzącego pełną księgowość?

Decyzję w tej sprawie podejmuje zebranie członków koła. Kompetencji tej nie można przenieść na zarząd poprzez zapis w statucie.

Czy każde KGW musi przygotowywać sprawozdanie z działalności?

Nie. Ustawa nie nakłada na każde koło obowiązku sporządzania sprawozdania merytorycznego. Musi je przygotowywać KGW posiadające status organizacji pożytku publicznego.

Statut może jednak zobowiązywać zarząd do przedstawiania członkom informacji o działalności koła. Nie musi to oznaczać sporządzenia konkretnego dokumentu: sprawozdanie może mieć również formę ustnego przedstawienia działalności zarządu. Zebranie członków może jednak domagać się od zarządu przedstawienia konkretnych dokumentów lub informacji.

Osobną kwestią są dotacje. Jeżeli warunki przyznania dotacji przewidują obowiązek sprawozdawczy, koło musi przygotować sprawozdanie dotyczące wykorzystania otrzymanych środków.

Kto podejmuje decyzję, że KGW będzie prowadziło UEPiK?

Nie następuje to automatycznie. O prowadzeniu Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów decyduje organ właściwy do zatwierdzania sprawozdania finansowego, czyli zebranie członków koła. Konieczne jest więc podjęcie odpowiedniej uchwały.

Które KGW musi prowadzić pełną księgowość?

Pełna księgowość jest wymagana przede wszystkim wtedy, gdy koło ma status organizacji pożytku publicznego albo nie spełnia warunków pozwalających na prowadzenie UEPiK. Kluczowym jest limit przychodów, obecnie wynosi on 1 mln zł rocznie. Do końca 2025 r. zasady były bardziej restrykcyjne.

Czy KGW prowadzące UEPiK musi wysyłać sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego?

Nie. Koło, które korzysta z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, nie sporządza sprawozdania finansowego na zasadach pełnej rachunkowości, a tym samym nie ma obowiązku jego składania. Dotyczy to również sytuacji, w której koło jest likwidowane.

Czy w UEPiK można wykazywać wydatki administracyjne?

W uproszczonej ewidencji nie ma podziału kosztów na koszty statutowe, administracyjne czy operacyjne. Przy każdym wydatku istotne jest przede wszystkim ustalenie, czy może on zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Znaczenie może mieć również źródło finansowania – inaczej traktowane mogą być wydatki pokrywane z dotacji.

Czy jedno KGW może stosować UEPiK do jednego projektu, a pełną księgowość do innego?

Nie można w ten sposób dzielić sposobu prowadzenia księgowości. Koło nie może prowadzić pełnej księgowości dla części swojej działalności, a UEPiK dla pozostałej części. Możliwe jest natomiast prowadzenie UEPiK i dodatkowe rozdzielanie w niej danych dotyczących poszczególnych projektów, np. za pomocą osobnych tabel czy zestawień. Pozwala to zachować porządek w rozliczeniach bez tworzenia dwóch różnych systemów księgowych.

Czy przy prowadzeniu UEPiK trzeba wyceniać majątek KGW?

Nie. UEPiK nie jest pełną księgowością i nie prowadzi się w niej ewidencji aktywów i pasywów. Nie ma również obowiązku przeprowadzania inwentaryzacji na zasadach właściwych dla pełnej rachunkowości. To przede wszystkim ewidencja podatkowa, a nie księgi rachunkowe służące do przedstawiania pełnego obrazu majątku i zobowiązań koła.

Jak w UEPiK rozliczyć środek trwały, który kosztował mniej niż 10 tys. zł?

Jeżeli wartość takiego środka trwałego nie przekracza 10 tys. zł, jego zakup można ująć bezpośrednio jako koszt w momencie poniesienia wydatku. Nie ma wtedy potrzeby prowadzenia dalszej ewidencji tego składnika majątku w ramach UEPiK.

W jaki sposób wpisywać do UEPiK darowizny otrzymane przez koło?

Darowizny, zarówno pieniężne, jak i rzeczowe, ujmuje się jako przychody związane z działalnością statutową koła. W aktualnym wzorze ewidencji służy do tego odpowiednia kolumna przeznaczona na tego rodzaju przychody. Numer kolumny może się zmienić wraz ze zmianą wzoru ewidencji, dlatego ważniejsze od samego numeru jest prawidłowe zakwalifikowanie darowizny.

Czy KGW musi co roku informować urząd skarbowy, że nadal prowadzi UEPiK?

Nie ma takiego corocznego obowiązku. Jeżeli koło nadal spełnia wszystkie ustawowe warunki korzystania z UEPiK, nie musi co roku składać dodatkowego oświadczenia potwierdzającego ten fakt.

Nie trzeba więc każdego roku za pośrednictwem powiatowego biura ARiMR informować urzędu skarbowego, że koło nadal korzysta z uproszczonej ewidencji.

Czy KGW może zrezygnować z prowadzenia UEPiK?

Tak, ale w przypadku KGW rezygnacja z UEPiK może nastąpić na koniec roku. Koło nie może po prostu w dowolnym momencie roku przejść z uproszczonej ewidencji na pełne księgi, tak jak inne organizacje pozarządowe.

Czy KGW prowadzące UEPiK może dostawać dotacje?

Tak. Prowadzenie uproszczonej ewidencji nie pozbawia koła prawa do otrzymywania dotacji. Nie ma przepisu, który uzależniałby możliwość otrzymania dotacji od prowadzenia pełnej księgowości, a przeciwnie – wzory umów dotyczące zadań publicznych wyraźnie to przewidują.

Trzeba jednak pamiętać, że przyznanie konkretnej dotacji może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami dotyczącymi dokumentowania i rozliczania wydatków. Jeżeli umowa lub przepisy dotyczące danego programu wymagają określonego sposobu rozliczenia, KGW musi się do tych wymagań zastosować.

Jak księgować dotacje w UEPiK?

Niestety Minister Finansów nie zdecydował się na wprowadzenie zestawienia uzupełniającego, jak w przypadku innych NGO. Sugerujemy wyodrębnione księgowanie dotacji przez jej oznaczenie w rubryce nr 12 (Uwagi).

Czy koło prowadzące UEPiK może zrobić jeden zbiorczy dokument zamiast wpisywać każdą wpłatę osobno?

Tak, przepisy dopuszczają stosowanie zbiorczych dowodów księgowych. Mogą one służyć do łącznego ujęcia kilku zdarzeń, które zostały wcześniej udokumentowane pojedynczymi dowodami. Rozwiązanie to może być wykorzystane m.in. przy wpłatach składek członkowskich albo darowiznach. Poszczególne dowody powinny jednak zostać wymienione w dokumencie zbiorczym.

Czy można prowadzić UEPiK w Excelu?

Excel nie spełnia warunków dla programu księgowego, ale można prowadzić ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym, pod warunkiem wydruku do 90 dni od końca roku. Wydruku może zażądać urząd skarbowy.

Czy paragon z NIP może być podstawą wpisu do ewidencji?

Wszystkie paragony z NIP do 450 zł mogą być podstawą do wpisu do 31 grudnia 2026 r.

Czy paragon bez NIP może być podstawą wpisu do ewidencji?

Paragony bez NIP można brać na zakup materiałów, w tym surowców, żywności oraz napojów bezalkoholowych, a także poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów. Na odwrocie paragonu, w przytwierdzonym dowodzie do paragonu lub w innym dowodzie w postaci papierowej lub elektronicznej zawierającym numer tego paragonu zamieszcza się nazwę, adres KGW oraz rodzaj zakupu.

Jak można księgować przejazd transportem publicznym w UEPiK?

Papierowe bilety kolejowe i autobusowe, określające kwotę podatku VAT, są fakturą. W innym przypadku, np. biletów internetowych, można wystawić dowód wewnętrzny, do którego dołącza się bilet jednorazowy lub potwierdzenie z aplikacji.

W jakich terminach wydatki wpisuje się do UEPiK?

Zapisów dotyczących wydatków dokonuje się najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wyjątek dotyczący towarów handlowych jest rzadko stosowany.

W jakich terminach przychody wpisuje się do UEPiK?

Zapisy dotyczące przychodów ze sprzedaży, zakładając brak kasy, sumuje się na koniec dnia i wpisuje do dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień. Po zakończeniu dnia wpisuje się.

Nie jest określone, kiedy wpisuje się dotacje, darowizny czy składki członkowskie, ale z natury rzeczy musi stać się to również do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, by w każdym razie przychodom odpowiadały wydatki.

Kiedy można wystawić dowód wewnętrzny?

Tak naprawdę w każdym wypadku, gdy nie dysponujemy fakturą lub paragonem, ale mamy dowody na dokonanie zakupu lub innego wydatku (np. zapłata kartą lub zamówienie internetowe). Rozporządzenie ws. UEPiK posługuje się tutaj pojęciem bardzo ogólnym.

Co muszą wskazywać takie dowody?

Dowody muszą wskazywać określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu, którego dowód dotyczy,datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres wystąpienia zdarzenia, którego dowód dotyczy, przedmiot zdarzenia i jego wartość oraz ilościowe określenie, oznaczenie imion i nazwisk osób „uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzenia”.

Kim są osoby uprawnione do prawidłowego udokumentowania zdarzenia?

W każdym wypadku jest to członek zarządu koła. Można jednak do takiego udokumentowania upoważnić inną osobę. Pełnomocnictwa może udzielić członek zarządu uprawniony do reprezentacji. Nie musi mieć formy pisemnej, choć warto mieć dokumentację.

Jak koryguje się błędy w UEPiK?

Błędy w dowodach księgowych można poprawiać przez wystawienie dowodu korygującego.

W dowodzie wewnętrznym można też skorygować błąd przez skreślenie niewłaściwie napisanej liczby lub innej treści i wpisanie liczby lub innej treści właściwej. Poprawka jest potwierdzana datą i podpisem. W przypadku dowodu w postaci elektronicznej podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

DANE OSOBOWE W KGW

Czy przepisy RODO dotyczą kół gospodyń wiejskich?

Tak. KGW, które zbiera lub w inny sposób wykorzystuje dane osobowe, musi stosować przepisy RODO oraz polskiej ustawy o ochronie danych osobowych. Nie ma przy tym szczególnego wyłączenia dla kół gospodyń wiejskich. Ochrona danych obejmuje więc informacje dotyczące członkiń, osób uczestniczących w wydarzeniach, darczyńców, pracowników czy innych osób, których dane koło przetwarza.

Kiedy koło gospodyń wiejskich może przekazać dane osobowe innej osobie lub instytucji?

Samo posiadanie danych nie daje KGW prawa do ich dowolnego przekazywania. Koło musi mieć podstawę prawną takiego działania. Może nią być między innymi obowiązek wynikający z przepisów, zgoda osoby, której dane dotyczą, albo odpowiednia umowa dotycząca powierzenia przetwarzania danych.

W informacji o zasadach przetwarzania danych warto wskazać również, komu lub jakim kategoriom podmiotów dane mogą być przekazywane.

Czy KGW może odmówić udostępnienia informacji publicznej, powołując się na RODO?

Nie zawsze. Ochrona danych osobowych może uzasadniać ograniczenie dostępu do informacji publicznej, jeżeli jej ujawnienie naruszałoby prywatność osoby fizycznej.

Nie oznacza to jednak, że RODO pozwala ukrywać wszystkie dane osób związanych z wydatkowaniem pieniędzy publicznych. W przypadku umów finansowanych ze środków publicznych obywatele mają prawo znać między innymi imię i nazwisko kontrahenta.

Czy osoba, która chce usunąć swoje dane z dokumentacji KGW, musi wyjaśnić, dlaczego tego żąda?

Nie. Osoba korzystająca z prawa do usunięcia danych nie ma obowiązku przedstawiania uzasadnienia swojego żądania. KGW powinno natomiast ocenić, czy w konkretnym przypadku istnieją przesłanki pozwalające na usunięcie danych.

Ile czasu ma KGW na odpowiedź na żądanie poprawienia albo usunięcia danych?

Co do zasady koło powinno odpowiedzieć w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Jeżeli sprawa jest szczególnie skomplikowana, termin może zostać przedłużony maksymalnie o kolejne dwa miesiące.

O takim przedłużeniu trzeba poinformować osobę, która wystąpiła z żądaniem, oraz wskazać przyczynę, dla której odpowiedź nie może zostać udzielona w podstawowym terminie.

Czy każde koło gospodyń wiejskich musi wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych?

Nie. Sam fakt przetwarzania danych osobowych przez KGW nie oznacza jeszcze konieczności powołania IOD.

Obowiązek ten zależy od charakteru i skali przetwarzania danych. Dotyczy między innymi sytuacji, gdy dane są przetwarzane na dużą skalę, w sposób regularny i systematyczny albo gdy chodzi o szczególne kategorie danych, np. informacje dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego czy dane biometryczne. Będą to bardzo rzadkie przypadki.

Czy brak Inspektora Ochrony Danych oznacza, że nikt nie dba o ochronę danych?

Nie. Zarząd koła jako organ wykonawczy jest odpowiedzialny za ochronę danych osobowych w kole. Niezależnie od tego, o ochronę musi dbać każdy członek, pracownik czy zleceniodawca.

Fot. tytułowe: Koło Gospodyń Wiejskich w Stróżach / Zalasem1 / CC-BY-SA 4.0