Doręczenia elektroniczne. Kiedy wejdą, na czym polegają, co z NGO?
Fot. Poczta Polska w Białymstoku / Henryk Borawski / CC-BY-SA 4.0
W ramach działu prawnego czasopisma Hipermiasto, prowadzonego przez Stowarzyszenie Nowoczesnej Edukacji Prawnej w ramach Mikrograntu (Projekt finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny) odpowiadamy na pojawiające się pytania dotyczące doręczeń elektronicznych.
Czytaj też: Badanie barier prawnych dla organizacji pozarządowych
Kiedy wejdą w życie doręczenia elektroniczne (e-Doręczenia)?
Zgodnie z najnowszym komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym termin ten został przesunięty na 1 października 2024 r. Ustawa jednak pozwala na przedłużenie tego terminu do 31 grudnia 2024 r.
Czy organizacja pozarządowa będzie musiała posiadać adres do doręczeń elektronicznych?
Nie, tylko organizacja wpisana do rejestru przedsiębiorców (najpóźniej od 1 stycznia 2025 r.). Inne organizacje będą miały dowolność w stosowaniu doręczeń elektronicznych.
Obowiązek dotyczy również stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego jako związku podmiotów będących jednostkami sektora finansów publicznych (art. 2 pkt 6 lit. d ustawy o doręczeniach elektronicznych) – od 1 stycznia 2025 r.
Obowiązek dotyczy również fundacji założonych przez jednostki sektora finansów publicznych, jako osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego (art. 2 pkt 6 lit. c ustawy o doręczeniach elektronicznych) – od 1 stycznia 2025 r. Nie muszą to być fundacje założone w drodze ustawy.
Czytaj też: Kiedy trzeba przeprowadzać konsultacje społeczne i jak powinny wyglądać?
Czy można zrezygnować ze skrzynki dla NGO?
Tak, o ile nie jest to organizacja, która musi ją posiadać, jak w pytaniu poprzednim. Podmiot niepubliczny może zrezygnować z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 23 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych).
Rezygnacja z doręczania elektronicznego nie oznaczać jednak musi skasowania skrzynki. Podmiot niepubliczny, rezygnując z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, może zachować dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (art. 24 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych).
Na czym polegają doręczenia elektroniczne?
Podmioty publiczne (np. urzędy, szkoły, sądy, policja, itd.) muszą korzystać z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a zatem zamiast listów poleconych wysyłać będą przesyłki elektroniczne. W przypadku podmiotów, które mają adres do doręczeń elektronicznych i nie wypisały się z usługi, jest to obowiązkowy sposób doręczenia.
Również obywatel (lub organizacja) może przesyłać pisma do podmiotów publicznych korzystając z usługi doręczenia elektronicznego. Nie jest to jednak obowiązkowe, nawet dla posiadaczy skrzynek, choć jest bezpłatne, inaczej niż przesyłki pocztowe.
Na czym polegają doręczenia hybrydowe?
W tym przypadku przesyłka będzie przesyłana w formie elektronicznej do operatora pocztowego, który będzie drukował taką przesyłkę dla adresata.
Czytaj też: Informacja publiczna. Co zrobić, gdy nie otrzymujemy odpowiedzi na wniosek?
Jakie są wyjątki od obowiązku doręczenia elektronicznego?
Nie doręcza się, gdy podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
Można również odstąpić, gdy brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynika z przepisów, istnieje konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy, występuje ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, a także z uwagi na ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny.
Kodeks postępowania administracyjnego nadal również dopuszcza doręczenie do rąk własnych.
Czy nadal działa system e-PUAP?
Tak, działa do dnia 30 września 2029 r. i do tego czasu można przesyłać i odbierać pisma za pomocą tego systemu.
Urzędy skarbowe rozwijają zaś system e-Urząd Skarbowy, który nadal będzie działać. W zakresie regulowanym przez ordynację podatkową będzie to główny kanał komunikacji z organami skarbowymi.
Jakie podmioty publiczne mają obowiązek doręczania elektronicznie od 1 października 2024 r.?
Doręczenia elektroniczne muszą stosować:
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy – czyli np. ministerstwa, urzędy wojewódzkie, inspekcje, urzędy centralne.
- inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy – np. Najwyższa Izba Kontroli, Rzecznik Praw Obywatelskich, Kancelaria Sejmu, Kancelaria Prezydenta
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
- Narodowy Fundusz Zdrowia
- agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki (w tym wszystkie jednostki samorządowe, m.in. szkoły i przedszkola) oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe będą również stosować doręczenia elektroniczne ale z wyłączeniem usługi hybrydowej (dopiero od 1 października 2029 r.).
Jakie podmioty publiczne mają obowiązek doręczania elektronicznie w późniejszym terminie?
Od dnia 1 stycznia 2025 r. doręczenia elektroniczne stosować będzie m.in. Bankowy Fundusz Gwarancyjny oraz komornicy sądowi, a także fundacje Skarbu Państwa czy stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.
Dopiero od 1 października 2029 r. obowiązek taki mają sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.
Jakie zmiany w e-Doręczeniach planuje Ministerstwo Cyfryzacji?
W 2024 roku r. limit wielkości wiadomości z załącznikami zwiększy się z 15 MB do 500 MB, maksymalna liczba adresatów wiadomości masowej zwiększy się z 15 do 1000 adresatów.
Zmieni się moment wystawienia dowodu doręczenia i będzie to następowało w chwili otwarcia wiadomości. Obecnie dzieje się to, gdy odbiorca loguje się do skrzynki do e-Doręczeń. W aplikacji mObywatel zostaną uruchomione powiadomienia z e-Doręczeń
Będzie możliwe podpisywanie wiadomości za pomocą profilu zaufanego.
Czytaj też: Organy w fundacji. Jak poradzić sobie z prawnymi zawiłościami?
Czy korzystanie z e-Doręczeń jest płatne?
Bezpłatna jest korespondencja od obywateli, organizacji pozarządowych i spółek do podmiotów publicznych oraz pomiędzy podmiotami publicznymi. Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli i instytucji niepublicznych.
Obywatele, organizacje pozarządowe i spółki będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny. Jedno pismo u Poczty Polskiej kosztuje obecnie 2,20 zł brutto (w ramach usługi Q-Doręczenia). Pojedyncza przesyłka w ramach kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
nie może być większa niż 10 megabajtów.
W przyszłości jednak takie usługi będą mogli oferować również inni dostawcy.
Jak złożyć wniosek o korzystanie z e-Doręczeń?
Można to zrobić za pomocą wniosku. Podmioty wpisane do KRS zaś mogą wnioskować przez rejestrację w KRS (Portal Rejestrów Sądowych). Skrzynkę potem trzeba również aktywować.
Czy adresy e-Doręczeń będą jawne?
Jawne są adresy podmiotów publicznych, spółek, organizacji pozarządowych oraz przedsiębiorców. Adresy osób fizycznych są dostępne tylko dla podmiotów publicznych.
Kto będzie miał dostęp do e-Doręczeń w organizacji?
Skrzynka do e-Doręczeń może mieć wielu administratorów. We wniosku o adres do e-Doręczeń wystarczy wskazać więcej niż jednego administratora.
Zasadniczo jednak tylko zarząd stowarzyszenia lub fundacji jest uprawniony do złożenia wniosku, zgodnie z zasadami reprezentacji.
Czy oddział stowarzyszenia może mieć osobną skrzynkę do e-Doręczeń?
Oddział stowarzyszenia posiadający osobowość prawną tak, wpisując adres do Krajowego Rejestru Sądowego.
Inne oddziały nie będą miały takiej możliwości. Ogólna zasada brzmi, że Do bazy adresów elektronicznych wpisuje się jeden adres do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu (art. 32 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych), a jednostki bez osobowości prawnej są nadal częścią tego samego podmiotu.
Czytaj też: Co można w trakcie ciszy wyborczej i ciszy referendalnej? Doradzamy
Informacja Stowarzyszenia Nowoczesnej Edukacji Prawnej. Treść dostępna na licencji CC-BY-NC-SA 4.0.
Projekt finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
