W obronie Uproszczonej Ewidencji Przychodów i Kosztów. Dla ułatwienia w NGO
Fot. Urząd Skarbowy Wrocław Stare Miasto / Hipermiasto / CC-BY-NC-SA 4.0.
Stowarzyszenie Nowoczesnej Edukacji Prawnej od dawna propaguje zwiększenie progu uprawniającego, nie do 300 tys., a do miliona złotych.
Robimy to świadomie, bo uważamy że obowiązki księgowe są zbyt rozbudowane i utrudniają działalność organizacjom pozarządowym. Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów może nie jest rozwiązaniem idealnym, ale na pewno odpowiada na tę bolączkę i ułatwia trochę pracę. Nasza organizacja jest dowodem, że można realizować różnego rodzaju projekty z jej udziałem.
Powołujemy się na fakt, że przedsiębiorcy aż do 2 mln euro mogą korzystać z podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dlaczego organizacje mogą to robić tylko do 100 tys. zł? Tak jakby działalność społeczna wymagała specjalnego utrudnienia.
Uproszczenie rachunkowości nie jest polskim wymysłem. Np. niemieckie organizacje dopiero od 600 tys. euro (ok. 2,5 mln zł) dochodu i to licząc dochód z działalności gospodarczej, nie statutowej muszą prowadzić pełną rachunkowość. Zdecydowana większość prowadzi księgowość uproszczoną.
Dlatego z zaciekawieniem przeczytaliśmy tekst Rafała Kowalskiego pt. Tak prosta księgowość, jak prosta(cka?) zmiana prawa.
Czytaj też: Badanie barier prawnych dla organizacji pozarządowych
Po co pełna rachunkowość?
Moim zdaniem zamiast pytać, jak myślą księgowi, należy się raczej zapytać: w ogóle w jakim celu potrzebni są profesjonalni księgowi w działalności szeregowej NGO? Czy wszystkie organizacje pozarządowe naprawdę potrzebują profesjonalnej obsługi dla bardzo prostych działań?
W typowym przykładzie działalności NGO koszty odpowiadają wydatkom. Z jednej strony darowizny, składki, granty, a z drugiej strony faktury za usługi i towary, rachunki za umowy o dzieło i zlecenia, listy płac. Nie ma przecież rozwiniętego rynku finansowego dla NGO, najczęściej nie ma też tutaj skomplikowanych procesów produkcyjnych i wewnętrznych.
Takie zasady rachunkowości jak zasada podwójnego zapisu czy zasada ostrożnej wyceny, w ogóle nie mają żadnego znaczenia w praktyce. Organizacje najczęściej nie dokonują odpisów amortyzacyjnych, nie tworzą zasobów. Również istnienie funduszu statutowego nie ma praktycznego sensu. Tak samo nie ma żadnego znaczenia kategoria pozostałych kosztów finansowych i kosztów operacyjnych.
Do tego, niestety, rachunkowość i sprawozdawczość podatkowa się często rozmijają. Oczywiście – sprawozdawczość podatkowa również jest zbyt trudna, np. nie ma sensu liczenie kosztów uzyskania przychodu, gdyż dochody i tak w 99% przypadku nie będą opodatkowane (zwolnieniu powinny podlegać wszystkie dochody NGO bez wyliczania kategorii).
Księgowość, która jest zrozumiała przez księgowego, a nie zarząd, nie jest też przydatna do zarządzania, gdyż jest odczuwana jako zewnętrzna konieczność, a nie – jak w dużych przedsiębiorstwach – jako część procesów zarządczych.
Pomijam tutaj również fakt, że plany kont księgowych często są bardzo rozbudowane przez księgowych. Żaden przepis nie każe tworzyć rozbudowanych systemów kont i tak naprawdę można się ograniczyć się do tych, na podstawie których zostanie sporządzony bilans oraz rachunek zysków i strat. Ich wzory zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości zostały już trochę uproszczone – choć i tak nadal wymagają zupełnie niepotrzebnych w NGO obliczeń.
Czytaj też: Organy w fundacji. Jak poradzić sobie z prawnymi zawiłościami?
UEPiK to schemat, ale prosty
UEPIK wcale nie daje większej swobody. Jest wręcz odwrotnie: to przy tzw. pełnej księgowości każda tworzy osobny plan kont, który potem często tylko dany księgowy rozumie.
Przy UEPiK wszyscy mogą korzystać z jednego schematu i tak naprawdę UEPiK nie daje tu szczególnej dowolności. Wszystkie przychody są wpisywane do odpowiednich rubryk (przychody z działalności nieodpłatnej, odpłatnej i pozostałe) i wszystkie koszty (uzyskania przychodów i inne) są wpisywane do odpowiednich rubryk.
Za to nie trzeba księgować w żaden sposób przepływów z konta, należności, itd. – przecież dowodem na ich poniesienie jest i tak konto bankowe. Nie trzeba też obliczać różnego rodzaju rozliczeń międzyokresowych.
Uproszczona ewidencja w ogóle nie oznacza dowolności, jest tak naprawdę również schematem – tyle że schematem bardzo prostym. Zasady tego, co jest kosztem uzyskania przychodów, można czerpać wprost z przepisów podatkowych, a to czym jest działalność odpłatna lub nieodpłatna – z ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Żadna inna wiedza nie jest przy tym potrzebna (i dobrze).
Nie ma mowy o autorskich pomysłach gdyż rozporządzenie dość dokładnie określa, w jaki sposób ją zbudować, znacznie dokładniej niż ustawa o rachunkowości.
Zgadzam się jednak z autorem, że w ewidencji brakuje pewnych elementów, obecnych w ustawie o rachunkowości, zatem rozporządzenie wymaga na pewno kolejnych zmian – o czym dalej.
Brakuje wyjaśnień dla UEPiK
Tak naprawdę głównym problemem jest brak wyjaśnień, brak literatury, brak praktycznych wskazówek. Istnieje oczywiście zbiór materiałów w poradniku ngo.pl, jako stowarzyszenie przygotowaliśmy zbiór pytań i odpowiedzi dotyczących UEPiK, ale zdecydowanie nadal wymaga to dalszych prac i pomocy.
Jako organizacja prowadząca dawniej uproszczoną ewidencję możemy problemów, na które natrafiają organizacje decydujące się na uproszczoną ewidencję. Podstawową z nich jest brak jednego dokumentu, który byłby odpowiednikiem sprawozdania finansowego. Mamy tutaj naszą propozycję, o której napiszemy poniżej.
Nie istnieje natomiast problem księgowania przepływów na potrzeby projektu. Dość powszechnie (np. w programie Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny) dopuszczona jest tabela pomocnicza.
W przyszłości należałoby się zastanowić nad dopuszczeniem dodatkowej rubryki w zestawieniu przychodów i kosztów na uwagi prowadzącego, co pozwoliłoby stworzyć odpowiednik konta analitycznego, ale bardzo uproszczony.
Dalsze uproszczenie uproszczonej ewidencji
Zauważyliśmy jednak pewne mankamenty przy stosowaniu uproszczonej ewidencji. Dlatego wnieśliśmy do Ministerstwa Finansów o pewne zmiany w rozporządzeniu.
Pierwszym postulatem sporządzanie zestawienia przepływów finansowych raz w roku. Comiesięczne sporządzanie zestawienia przepływów finansowych jest uciążliwe dla organizacji pozarządowych, przez konieczność dokonywania wyliczeń. Proponujemy, by było sporządzane wyłącznie raz do roku. Wypełnienia zestawienia jest niezbędne dla celów podatku dochodowego od osób prawnych, który jest rozliczany co do zasady corocznie (NGO w praktyce z uwagi na zwolnienia nie płacą zaliczek miesięcznych).
Takie zestawienie powinno zostać nazwane uproszczonym sprawozdaniem finansowym i być powszechnie akceptowanym odpowiednikiem sprawozdania finansowego.
Drugą sprawą jest umożliwienie wydruku uproszczonej ewidencji. Niestety, nie istnieją poza wyjątkami, powszechnie stosowane elektroniczne rozwiązania informatyczne spełniające wymagania rozporządzenia, w szczególności nie spełniają ich arkusze kalkulacyjne. Zmusza to organizacje do wypełniania w formie ręcznej. Proponujemy, by ewidencja mogła być prowadzona w postaci wydruków komputerowych, o ile co miesiąc byłyby podpisywane przez kierownika jednostki (zarząd stowarzyszenia lub fundacji) wraz z podaniem daty wydruku. Proponujemy termin wydruku następujący do 20. dnia następującego po danym miesiącu.
Osobną sprawą jest umożliwienie elektronizacji dowodów księgowych. W zakresie uproszczonej ewidencji co do zasady nie stosuje się przepisów ustawy o rachunkowości. Proponujemy zatem przejęcie przez przepisy rozporządzenia art. 73 ust. 3 ustawy o rachunkowości, z odpowiednimi zmianami.
Treść przepisu mogłaby brzmieć na przykład: „Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.”
Czytaj też: Umowy o dzieło. Czym się różnią od umów zlecenia?
Informacja Stowarzyszenia Nowoczesnej Edukacji Prawnej. Treść dostępna na licencji CC-BY-NC-SA 4.0.
Projekt finansowany przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię z Funduszy Norweskich i Funduszy EOG w ramach Programu Aktywni Obywatele – Fundusz Regionalny.
